I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
1. Chức năng
Văn phòng thuộc Sở Y tế có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Giám đốc Sở, điều phối hoạt động các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc theo chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo Sở; thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ của cơ quan Sở Y tế.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
2.1. Tổng hợp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Ban Giám đốc
Sở Y tế
Tham mưu xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của lãnh đạo Sở Y tế; chuẩn bị thông tin, tài liệu về hoạt động của ngành phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở; tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế làm việc và chương trình, kế hoạch làm việc của cơ quan Sở Y tế;
Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận các cuộc họp, hội nghị, giao ban của lãnh đạo Sở đến các đơn vị có liên quan; đầu mối xây dựng chương trình công tác lịch công tác tuần, tháng, năm của Ban Giám đốc Sở; Tổng hợp, xây dựng báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành hàng năm của Ban Giám đốc Sở.
Điều phối hoạt động của các phòng chuyên môn và các đơn vị trực
thuộc Sở có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của Sở;
Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan Sở Y tế;
Tổng hợp, phân tích, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan Sở và tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo, quyết định của lãnh đạo Sở đối với những công việc đột xuất có liên quan đến các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở;
Giúp lãnh đạo Sở trong việc cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá
nhân khi được ủy quyền; quản lý trang thông tin điện tử (Website) của Sở Y tế; Tham mưu thực hiện công tác đối ngoại của Sở.
2.2. Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Y tế
Thực hiện việc tiếp nhận, quản lý, phân phối công văn (đi, đến), kể cả trên phần mềm quản lý văn bản, công điện, thư từ, sách báo, tài liệu... theo đúng quy định Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo quy định;
Thẩm định nội dung, thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo Sở ký phê duyệt, ban hành;
Theo dõi tình hình xử lý công văn đi, đến của các phòng chuyên môn thuộc Sở; tổ chức quản lý, sử dụng các con dấu theo đúng quy định của Pháp luật;
Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước và chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ đối với các đơn vị trực thuộc Sở;
Tổ chức công tác hậu cần phục vụ hoạt động của cơ quan Sở Y tế:
Nước uống, sửa chữa điện, nước trong khả năng cho phép;
Quản lý, đảm bảo các phương tiện thông tin liên lạc (điện thoại, các thiết bị máy vi tính, mạng internet,..) được thông suốt; quản lý xe ô tô đảm bảo phương tiện cho lãnh đạo sở, cán bộ đi công tác theo quy chế sử dụng xe ô tô của Sở y tế;
Sao chụp công văn, tài liệu cho các Phòng chuyên môn thuộc Sở;
Thực hiện việc tiếp khách, hiếu, hỷ theo quy định; chịu trách nhiệm khánh tiết, công tác tổ chức trong các ngày Lễ, kỷ niệm, hội nghị của Sở. Đầu mối sử dụng hệ thống truyền hình trực tuyến phục vụ hội nghị, cuộc họp, giao ban của ngành y tế.
2.3. Thực hiện công tác cải cách hành chính
Chủ trì, phối hợp với các Phòng chuyên môn thuộc Sở xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính và các nội dung có liên quan tại cơ quan Sở Y tế và ngành y tế hằng năm;
Làm đầu mối tổ chức đánh giá, kiểm tra, tổng hợp, thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất việc thực hiện công tác cải cách hành chính của ngành.
2.4. Tham mưu xây dựng hệ thống mạng nội bộ của cơ quan Sở; triển khai các biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu trong hệ thống mạng bội bộ; triển khai ứng dụng công nghệ thông trong các hoạt động của của ngành.
2.5. Thực hiện nhiệm vụ công tác khác
Quản lý hồ sơ công chức, người lao động của các phòng chuyên môn thuộc Sở; theo dõi thi đua, khen thưởng, đánh giá công chức, viên chức người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở Y tế.
Chủ trì và phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Sở trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác quản lý ngành Y tế;
Xây dựng và tổ chức thực hiện Văn hóa công sở của Sở Y tế; Quy chế dân chủ, dân vận chính quyền, bình đẳng giới, chuyển đổi vị trí công tác của các Phòng chức năng Sở Y tế;
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động công ích; thường trực bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự an toàn trong cơ quan Sở Y tế; phối hợp với Ban chỉ huy tự vệ củng cố, huấn luyện lực lượng tự vệ hàng năm; Đầu mối phối hợp với Công đoàn cơ sở triển khai thực hiện xây dựng Cơ quan văn hóa; phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân giám sát thực hiện các nội quy, quy chế... của cơ quan Sở Y tế;
Đầu mối chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh theo quy định; Cử công chức tham gia bộ phận một cửa tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh.
Tổ chức thực hiện công tác Pháp chế y tế trong toàn ngành;
Chủ trì, phối hợp với các Phòng chuyên môn Sở xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm của Sở Y tế;
Là đầu mối tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện Chương trình phối hợp công tác giữa Sở Y tế với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, các tổ chức chính trị xã hội;
Phối hợp với Thanh tra Sở thực hiện công tác tiếp công dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có nội dung liên quan (nếu có);
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo Sở Y tế giao.
3. Mối quan hệ công tác
3.1. Văn phòng Sở chịu sự quản lý của Giám đốc Sở Y tế và sự chỉ đạo trực tiếp Phó Giám đốc phụ trách Văn phòng;
3.2. Văn phòng Sở chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Chi cục văn thư - lưu trữ tỉnh và Văn phòng Bộ Y tế;
3.3. Văn phòng Sở có nhiệm vụ phối hợp với các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Sở và các cơ quan chức năng có liên quan trên địa bàn tỉnh để giải quyết tốt nhiệm vụ của Văn Phòng.
3.4. Văn phòng Sở có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn phòng đối với các đơn vị trực thuộc và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Sở về nội dung chỉ đạo.
