I.  Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng  

A. Chức năng

Văn phòng thuộc Sở Y tế có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Giám đốc Sở, điều phối hoạt động các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc theo chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo Sở; thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ, pháp chế, cải cách hành chính của Sở Y tế.

B. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Tổng hợp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Ban Giám đốc Sở Y tế

a) Tham mưu thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của lãnh đạo Sở Y tế; Tổng hợp, xây dựng báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành hàng năm của Ban Giám đốc Sở. Đầu mối xây dựng chương trình công tác tháng, năm của Ban Giám đốc. Đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc chung của Sở Y tế.

 b) Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận các cuộc họp, hội nghị, giao ban của lãnh đạo Sở đến các đơn vị có liên quan.

 c) Điều phối hoạt động của các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Sở có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ chung của Sở. Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan Sở và tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo, quyết định của lãnh đạo Sở đối với những công việc đột xuất có liên quan đến  các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở.

d) Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan Sở Y tế; tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế làm việc của Sở Y tế.

đ) Giúp lãnh đạo Sở trong việc cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân khi được ủy quyền; quản lý trang thông tin điện tử (Website) của Sở Y tế;  Tham mưu thực hiện công tác đối ngoại của Sở khi được phân công.

2. Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Y tế

a) Thực hiện việc tiếp nhận, quản lý, phân phối công văn (đi, đến), kể cả trên phần mềm quản lý văn bản, công điện, thư từ, sách báo, tài liệu...  Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo quy định. Sao chụp công văn, tài liệu cho các phòng chuyên môn thuộc Sở, các cuộc họp của Sở theo đúng quy định Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Theo dõi tình hình xử lý công văn đi, đến của các phòng chuyên môn thuộc Sở. Tổ chức quản lý, sử dụng các con dấu theo đúng quy định của Pháp luật.

b) Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ công việc trên môi trường mạng và hồ sơ công việc giấy lưu tại Kho lưu trữ của Sở theo quy định và chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ đối với các đơn vị trực thuộc Sở.

c) Quản lý xe ô tô theo quy chế sử dụng xe ô tô của Sở Y tế.

d) Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị có liên quan thực hiện việc tiếp khách, hiếu, hỷ trong các ngày Lễ, kỷ niệm, hội nghị của Sở theo quy định của nhà nước và theo quy chế của Sở Y tế. Chịu trách nhiệm tổ chức tuyên truyền, trang trí, khánh tiết tại Sở Y tế trong các ngày lễ, tết, tại các cuộc hội nghị, hội thảo của ngành do Sở Y tế tổ chức và các công việc khác có liên quan.

3. Thực hiện công tác cải cách hành chính

Chủ trì, phối hợp với các Phòng chuyên môn thuộc Sở xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính. Tổ chức đánh giá, kiểm tra, tổng hợp, thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất việc thực hiện công tác cải cách hành chính của ngành và các nội dung có liên quan.

4. Tổ chức thực hiện công tác Pháp chế y tế trong toàn ngành

Triển khai rà soát văn bản quy phạm pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; phổ biến giáo dục pháp luật; công tác bồi thường nhà nước (nếu có). Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và các nội dung có liên quan.

6. Tham mưu hoạt động chuyển đổi số tại Sở Y tế và trong ngành; thực hiện công tác quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, điện thoại đảm bảo thông tin liên lạc và an toàn, bảo mật thông tin, dữ liệu trong hoạt động của cơ quan. Đầu mối kết nối trực tuyến phục vụ hội nghị, cuộc họp, giao ban của ngành y tế.

7. Thực hiện nhiệm vụ công tác khác

a) Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ xây dựng quy chế làm việc của cơ quan Sở Y tế; phối hợp với phòng Kế hoạch tài chính xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan Sở Y tế.

b) Hàng quý tổng hợp các chứng từ phát sinh văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, sửa chữa gửi phòng Kế hoạch tài chính thanh toán.

c) Chủ trì và phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Sở trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác quản lý ngành Y tế;

d) Tổ chức thực hiện Văn hóa công sở của Sở Y tế; Quy chế dân chủ, dân vận chính quyền, bình đẳng giới, chuyển đổi vị trí công tác của các Phòng chức năng Sở Y tế;

đ) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động công ích; thường trực bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự an toàn trong cơ quan Sở Y tế; phối hợp với Ban chỉ huy tự vệ củng cố, huấn luyện lực lượng tự vệ hàng năm; Đầu mối phối hợp với Công đoàn cơ sở triển khai thực hiện xây dựng Cơ quan văn hóa; phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân giám sát thực hiện các nội quy, quy chế... của cơ quan Sở Y tế;

e) Đầu mối chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh theo quy định; Cử công chức tham gia bộ phận một cửa tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh.

f Chủ trì, phối hợp với các Phòng chuyên môn Sở xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm của Sở Y tế;

g) Phối hợp với Thanh tra Sở thực hiện công tác tiếp công dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có nội dung liên quan (nếu có);

h) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo Sở Y tế giao.

C. Mối quan hệ công tác

a) Văn phòng Sở chịu sự quản lý của Giám đốc Sở Y tế và sự chỉ đạo trực tiếp Phó Giám đốc phụ trách Văn phòng;

b) Văn phòng Sở chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Chi cục văn thư - lưu trữ tỉnh và Văn phòng Bộ Y tế;

c) Văn phòng Sở phối hợp với các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Sở và các cơ quan chức năng có liên quan trên địa bàn tỉnh để giải quyết tốt nhiệm vụ của Văn Phòng.

d) Xây dựng dự toán liên quan đến nhiệm vụ đặc thù của phòng, phối hợp với phòng KHTC trình cấp có thẩm quyền cấp kinh phí để thực hiện.