1. Chức năng

Văn phòng thuộc Sở Y tế có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Giám đốc Sở Y tế điều phối hoạt động các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc theo chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo Sở Y tế; tham mưu thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ, pháp chế, cải cách hành chính của Sở Y tế và tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Tổng hợp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Ban Giám đốc Sở Y tế:

a) Tham mưu thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của lãnh đạo Sở Y tế; Tổng hợp, xây dựng báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành hàng năm của Ban Giám đốc Sở Y tế. Đầu mối xây dựng chương trình công tác tháng, năm của Ban Giám đốc Sở Y tế. Đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc chung của Sở Y tế;

 b) Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận các cuộc họp, hội nghị, giao ban của lãnh đạo Sở Y tế đến các cơ quan, đơn vị có liên quan;

 c) Điều phối hoạt động của các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Sở Y tế có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ chung của Sở Y tế. Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan Sở và tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo, quyết định của lãnh đạo Sở đối với những công việc đột xuất có liên quan đến  các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở;

d) Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan Sở Y tế; tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế làm việc của Sở Y tế;

đ) Giúp lãnh đạo Sở trong việc cung cấp thông tin, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân khi được ủy quyền; Quản lý trang thông tin điện tử (Website) của Sở Y tế; Tham mưu thực hiện công tác đối ngoại của Sở Y tế khi được phân công.

2.2. Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Y tế:

a) Thực hiện việc tiếp nhận, quản lý, sao chụp, phân phối văn bản, tài liệu đi, đến theo đúng quy định; Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo quy định. Theo dõi tình hình xử lý văn bản đi, đến của các phòng chuyên môn. Tổ chức quản lý, sử dụng các con dấu theo đúng quy định của pháp luật.

b) Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ công việc trên môi trường mạng và tại kho lưu trữ của Sở Y tế theo quy định; chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ đối với các đơn vị trực thuộc Sở Y tế.

c) Quản lý xe ô tô theo quy chế sử dụng xe ô tô của Sở Y tế.

d) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, các đơn vị có liên quan thực hiện việc tiếp khách, hiếu, hỷ trong các ngày Lễ, kỷ niệm, hội nghị của Sở Y tế theo quy định của nhà nước và theo quy chế của Sở Y tế. Chịu trách nhiệm tổ chức tuyên truyền, trang trí, khánh tiết tại Sở Y tế trong các ngày lễ, tết, tại các cuộc hội nghị, hội thảo của ngành do Sở Y tế tổ chức và các công việc khác có liên quan.

2.3. Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn tham mưu ban hành kế hoạch, theo dõi, hướng dẫn, đánh giá, kiểm tra, báo cáo định kỳ, đột xuất việc thực hiện công tác phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, Đề án 06 và cải cách hành chính của ngành Y tế.

2.4. Tổ chức thực hiện công tác Pháp chế y tế trong toàn ngành

Triển khai rà soát văn bản quy phạm pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; phổ biến giáo dục pháp luật; công tác bồi thường nhà nước (nếu có). Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và các nội dung có liên quan.

2.5. Thực hiện công tác quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, điện thoại đảm bảo thông tin liên lạc và an toàn, bảo mật thông tin, dữ liệu trong hoạt động của cơ quan. Đầu mối kết nối trực tuyến phục vụ hội nghị, cuộc họp, giao ban của ngành y tế.

2.6. Tham mưu thực hiện công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật. Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực đối với các đơn vị trực thuộc Sở Y tế.

2.7. Thực hiện nhiệm vụ công tác khác:

a) Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ xây dựng quy chế làm việc của cơ quan Sở Y tế; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan Sở Y tế.

b) Hàng quý tổng hợp các chứng từ phát sinh văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, sửa chữa gửi phòng Kế hoạch - Tài chính thanh toán.

c) Chủ trì và phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Sở trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác quản lý ngành Y tế;

d) Tổ chức thực hiện văn hóa công sở, quy chế dân chủ, dân vận chính quyền, bình đẳng giới, chuyển đổi vị trí công tác của các phòng chuyên môn Sở Y tế;

đ) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động công ích; thường trực bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự an toàn trong cơ quan Sở Y tế; phối hợp với Ban Chỉ huy tự vệ củng cố, huấn luyện lực lượng tự vệ hàng năm; Đầu mối triển khai thực hiện xây dựng cơ quan văn hóa;

e) Tham mưu cử công chức tham gia bộ phận một cửa tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh; Đầu mối chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Y tế tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh theo quy định;

f) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm của Sở Y tế;

g) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo Sở Y tế giao.

3. Mối quan hệ công tác

a) Văn phòng chịu sự quản lý của Giám đốc Sở Y tế và sự chỉ đạo trực tiếp Phó Giám đốc phụ trách Văn phòng;

b) Văn phòng chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Bộ Y tế và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh;

c) Văn phòng phối hợp với các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Sở Y tế và các cơ quan chức năng có liên quan trên địa bàn tỉnh để giải quyết tốt nhiệm vụ của Văn phòng.

d) Xây dựng dự toán liên quan đến nhiệm vụ đặc thù của Văn phòng, phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính trình cấp có thẩm quyền cấp kinh phí để thực hiện.